Interview HR-manager Ron de Ligt

‘Privacy is belangrijk, maar soms heb je meer aan openheid’

Foto: Priscilla Heinen

De afdeling Human Resource Management beschikt over de meest privacygevoelige gegevens binnen de hele universiteit. Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de omgang daarmee aan nog meer regels gebonden dan voorheen. Soms is dat lastig. Een openhartig gesprek met afdelingshoofd Ron de Ligt.

Wat weet de universiteit allemaal van haar medewerkers?

“In principe verzamelen wij alleen gegevens van medewerkers die noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en vanuit onze rol als werkgever. In het eerste geval gaat dit over bijvoorbeeld gegevens die noodzakelijk zijn om loonaangiften over het loon van de medewerker te kunnen voldoen aan de Belastingdienst. In het tweede geval gaat het over verzuimgegevens van medewerkers die inzicht geven in het verloop van diens verzuim en de acties die we vanuit ons verzuimprotocol daarop moeten ondernemen. Ook de huidige burgerlijke staat kennen we, en vanwege pensioengegevens zelfs of ze al eens eerder getrouwd zijn geweest. Over ziekte en gezondheid en, als die er zijn, over problematische schulden.”

Welke informatie wordt bewaard en hoe lang?

“We houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen en de termijnen die ons worden opgelegd vanuit officiële instanties als pensioenfondsen, of het ministerie. Veel gegevens bewaren we niet langer dan twee jaar na beëindiging van het dienstverband. Een handig overzicht van de bewaartermijn staat trouwens op de WUR-website.”

Een handig overzicht van de wettelijke bewaartermijnen

Salaris is in Nederland bijna een groter taboe dan je seksuele geaardheid

In hoeverre heeft de AVG het werken van jouw afdeling ingewikkelder gemaakt?

“Vanuit ons werk zijn we van nature gewend zo zorgvuldig mogelijk met vertrouwelijke gegevens om te gaan. Dat mogen medewerkers ook van ons verwachten. Door de nieuwe wet hebben we de teugels nog verder moeten aanhalen. Wat voor ons best ingewikkeld is, is dat HR-medewerkers onderling geen loonstroken meer naar elkaar mogen mailen. Die absolute vertrouwelijkheid over salarisgegevens is trouwens iets typisch Nederlands. Salaris is hier bijna een groter taboe dan je seksuele geaardheid.”

Onderzoekers aan het werk in de kantoortuin van Radix. Foto: Guy Ackermans

Pleit je voor meer openheid op de werkvloer?

“Van de werkgever mag je absolute discretie verwachten. Je wilt natuurlijk nooit dat een medicijnfabrikant over persoonlijke medische gegevens van werknemers beschikt en mensen aanbiedingen voor geneesmiddelen gaat doen. Maar tussen werknemers kan openheid inderdaad heel heilzaam zijn. Als je psychisch in de knel zit, of onder grote werkdruk lijdt, is het vaak goed om aan collega’s te vertellen dat je naar een arts of psycholoog gaat. Als je dingen deelt, haal je het uit de taboesfeer. Dat leidt tot meer begrip, en collega’s gaan de overspannen medewerker steunen in plaats van vragen te stellen waarom hij of zij niet bij een bepaalde vergadering was.”

“Als afdeling zijn wij erg bezig met de employee experience. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers het beste functioneren in een open organisatie. Dus als je het heel leuk wilt maken, moet je eigenlijk alle sloten van de deuren halen, en zou de WUR een instituut moeten zijn waar je open en vrij naar binnen kunt lopen. Privacywetgeving dwingt ons dat niet ten volle uit te rollen. Maar vanuit het welbevinden van werknemers moet je er wel altijd over nadenken hoe ver je de deuren open kunt zetten.”

Als je psychisch in de knel zit is het goed om aan collega’s te vertellen dat je naar een psycholoog gaat

Heb je nog een voorbeeld van hoe de privacywet HR ingewikkelder maakt?

“Veel restricties zijn ingegeven door maatschappelijk taboe. Ziekte, salaris, maar ook schulden, die een grote impact kunnen hebben op het functioneren van een medewerker. Een medewerker met schuldproblematiek krijgt soms met loonbeslag te maken. Zo iemand verwijst HRM door naar maatschappelijk werk, waar diegene zelf zijn of haar verhaal kan doen. Op het moment dat de problematiek het functioneren belemmert, kan het zinvol zijn om daar met de directeur van die medewerker over te praten, maar wettelijk mag ik die informatie niet delen. Wat ik wil zeggen: het geven van vertrouwen kan bijdragen aan een oplossing, maar de wet maakt dat soms lastig.”

Foto: Priscilla Heinen

Als je het heel leuk wilt maken, moet je eigenlijk alle sloten van de deuren halen

Wat zijn wat jou betreft de positieve effecten van de AVG?

“Het besef dat persoonlijke gegevens goed beschermd moeten zijn, is de afgelopen jaren gelukkig gegroeid. Als ik vanuit mijn ervaring vergelijk hoe gegevens vroeger in de cloud werden gezet dan zijn we er behoorlijk op vooruit gegaan: die beveiliging is nu stukken beter. Ook de manier waarop WUR omgaat met de inname van laptops die aan het eind van hun levensduur zijn, is enorm geprofessionaliseerd. In het verleden werden die al door een externe partij vernietigd, maar tegenwoordig worden ze zo goed beveiligd opgehaald alsof het om een geldtransport gaat. Dat mag je ook verwachten van een kennisinstituut waar data het kostbaarste bezit zijn.”

Zijn er nog zaken op het gebied van privacy die verbeterd zouden moeten worden?

“Tegenwoordig is veel informatie beschikbaar via laagdrempelige apps op je smartphone. Maar de deur daarvan gaat soms wel op een hele gemakkelijke manier open. Als ik je telefoon heb, heb ik ook die apps en de informatie daarop te pakken. Het gebruik van nieuwe technologie vraagt om alertheid in relatie tot privacy, waar we ook graag open en transparant willen zijn. Want ook overmorgen moet het allemaal wel nog kloppen.”

Deel dit artikel