Harde schijf kapot, half jaar werk weg: wat nu?

Een nachtmerrie: een harde schijf crasht, en honderd mensen zijn hun data kwijt. Gelukkig is er een back-up, maar die dateert alweer van een tijdje terug. Het overkwam een collega. Wat je dan kunt doen, lees je in onderstaand verhaal.

Foto: Shutterstock

“Op onze afdeling staan computers die data analyseren. Al die analyses zijn opgeslagen in één grote database op een centrale computer. De harde schijf van die computer crashte. Het duurde even voordat we doorkregen dat het foute boel was. Een van de analyse-computers kon geen verbinding maken met de centrale computer. Pas toen het niet lukte om data van de kapotte harde schijf te kopiëren, brak het zweet mij uit. ‘Wanneer hebben we voor het laatst een back-up gemaakt?’, was de eerste vraag die bij me opkwam. Die bleek al van een half jaar terug te zijn. Toen zaten we behoorlijk met de handen in het haar. Een half jaar data van honderd collega’s weg, terwijl mensen bezig zijn hun thesis af te ronden of patenten aan te vragen.

Het duurde even tot we door hadden dat het foute boel was

“Ik heb toen contact opgenomen met het Facilitair Bedrijf Informatie Technologie (FB-IT). Ik wist: ook al is je harde schijf gecrasht, dan nog kun je vaak wel data terughalen. Het probleem was dat de schijf niet meer opstartte. Op dat moment hadden we nog niet door dat plekken waar data waren opgeslagen ook aangetast waren. Daar kwamen we pas later achter. ‘We kijken wat we kunnen doen’, zeiden de mensen van FB-IT.

Te beschadigde data

Uiteindelijk hebben ze de oude database op de gecrashte harde schijf kunnen kopiëren. Gelukkig hadden we de data van elke analyse computer in aparte databases ondergebracht. Zo konden deze een voor een worden teruggehaald. Op eentje na, die te beschadigd was. Een paar collega’s waren daar zwaar door getroffen, omdat juist daar data stonden die zij bijvoorbeeld voor hun thesis nodig hadden.

Foto: Shutterstock

Hulp van buiten

“ICT heeft er toen een aantal externe deskundigen bij gehaald. Het is uiteindelijk gelukt om ook het laatste stuk ontbrekende data te kopiëren. Inlezen lukte alleen niet, omdat ons databasesysteem nogal ouderwets was. De externe mensen zijn een paar weken bezig geweest om de data tevoorschijn te halen. Dat is uiteindelijk gelukt. Ik heb toen heel veel mensen dolblij kunnen maken. Voor sommigen had het werk twee maanden stilgelegen.

‘Onze data worden veilig opgeslagen in de twee databunkers op de campus’

“Dit nooit meer, besloot ik. Ik heb contact opgenomen met FB-IT om een plan te bedenken. Binnenkort gaan we over op externe opslag met realtime back-up. Onze data worden veilig opgeslagen in de twee databunkers op de campus. Als één ruimte onverhoopt uitvalt, dient de tweede als back-up. Tot die tijd draaien we minimaal één keer per week een back-up.”

Stel je data veilig

“Mijn advies aan collega’s? Stel je data veilig. Het is een cliché: het gaat bijna nooit mis, maar als het misgaat, gaat het goed mis. Bespreek met FB-IT wat voor jou de beste oplossing is. Het kost natuurlijk wat tijd om de juiste keuze te maken en een back-up systeem op te zetten, maar als het draait, draait ‘t. Wij hebben enorm veel geluk gehad, maar het had weinig gescheeld of mensen hadden een half jaar werk over moeten doen. Gaat het toch mis? Geef niet op en blijf het met FB-IT proberen. Want er zijn nog veel manieren om op wonderlijke wijze data van een kapotte schijf tevoorschijn te toveren.”

8 veelgestelde vragen

Hoe voorkom je dat je een virus krijgt?

Gebruik zo min mogelijk tools en programma’s die 'gratis' te downloaden zijn. Werk altijd op een device waarvan de software up-to-date gehouden wordt (liefst van WUR of MyWorkspace) en wees terughoudend met het openen van bijlagen of klikken op linkjes van mails die je niet vertrouwt.

Hoe kun je zien of een linkje veilig is?

Houd de muispointer boven de link, waarna je ziet wat de onderliggende link echt is. Neem bij twijfelgevallen contact op met de Servicedesk IT.

Is het handig om je privé Gmail te gebruiken voor WUR?

Nee, alle informatie die je via Gmail verstuurt mag door Google worden gebruikt. Wanneer je een Gmail-adres gebruikt kan niet worden vastgesteld of je wel echt WUR-medewerker of student bent.

Mag Dropbox, iCloud of Google Drive gebruikt worden?

Gebruik het uitsluitend voor opslag van privébestanden. Voor opslag van WUR-data biedt WUR veilige alternatieven aan zoals Surfdrive, Teamsite, Projectshare, OneDrive for Business.

Mogen bestanden op de D-drive gezet worden?

We raden je af om dit te doen,  je bent zelf verantwoordelijk voor het maken van backups. Het risico op dataverlies bij een harde schijf crash, virus of anderszins is groot. Gebruik daarom de M: schijf  je hebt daar 50GB ruimte die indien nodig kan worden uitgebreid.

Kunnen alle USB-sticks gebruikt worden bij WUR?

Gebruik alleen USB-sticks die zijn versleuteld. Voor onderzoeksdata zijn USB-sticks niet toegestaan, zoals aangegeven in het WUR databeleid.

Hoe kun je veilig werken in het buitenland (Wifi, e-mail, MyWorkspace, data opslag)?

Werk zoveel mogelijk via MyWorkspace. Je data staat dan veilig op de WUR-servers en niet lokaal op je apparaat (dat kwijt of defect kan raken)

Hoe zie je dat Wifi-toegang veilig is?

Neem waarschuwingen op je apparaat serieus, met name over certificaten, wis bij twijfel direct de verbinding. Gebruik Eduroam of betaal voor je Wifi, dan weet je zeker wie jou Wifi geeft en waarom ze dat doen.